Sistem Pengendalian Manajemen

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
Sistem pengendalian manajemen adalah suatu proses aktivitas dalam suatu organisasi yang melibatkan semua personel dari tingkat pimpinan puncak (superior) dan bawahan (subordinates) untuk mencapai baik sasaran atau tujuan perusahaan yang dipengaruhi oleh lingkungan dalam atau luar perusahaan. Peran manajemen dalam pengendalian dinamakan pengendalian manajemen, dan sistem yang digunakan untuk melakukan hal ini seperti mengumpulkan dan menganalisis informasi, mengevaluasinya, dan memanfaatkannya bersama sarana-sarana lain untuk mengendalikan kegiatan dinamakan sistem pengendalian manajemen.Pengendalian manajemen diarahkan ke segi yang lebih positif. Pengendalian ini bertujuan mendorong, membantu, dan memotivasi manajer dan karyawan untuk melaksanakan strategi organisasi dan untuk mematuhi kebijakan organisasi dalam pelaksanaan tersebut. Pengendalian manajemen, tidak terlalu menekankan pada pencarian dan perbaikan kesalahan dan ketidak-beresan.
Menurut Shillinglaw dan McGahran ( 1993:749 ) ada tiga macam bentuk pengendalian yaitu :
1. Personal controls yaitu pengendalian yang ditekankan pada sikap dan motivasi orang yang terlibat dalam organisasi, misalnya penilaian karyawan dan kultur organisasi. Bentuk pengendalian ini merupakan serangkaian peraturan yang tidak tertulis.
2. Action controls yaitu pengendalian yang berhubungan dengan pelaksanaan pekerjaan dan tugas yang diberikan kepada karyawan.
3. Result controls, yaitu pengendalian yang ditekankan pada hasil dari pelaksanaan operasi karyawan
Sistem pengendalian manajemen mempunyai beberapa ciri penting, yaitu :
a. Sistem pengendalian manajemen digunakan untuk mengendalikan seluruh organisasi, termasuk pengendalian terhadap seluruh sumber daya (resources) yang digunakan, baik manusia, alat-alat dan teknologi, maupun hasil yang diperoleh organisasi, sehingga proses pencapaian tujuan organisasi dapat berjalan lancar.
b. Pengendalian manajemen bertolak dari strategi dan teknik evaluasi yang berintegrasi dan menyeluruh, serta kurang bersifat perhitungan yang pasti dalam mengevaluasi sesuatu.
c. Pengendalian manajemen lebih berorientasi pada manusia, karena pengendalian manajemen lebih ditujukan untuk membantu manager mencapai strategi organisasi dan bukan untuk memperbaiki detail catatan
Berdasarkan ciri-ciri tersebut di atas, dapat diketahui bahwa tugas terpenting dari manajemen melalui pengendalian manajemen adalah beusaha mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien.
Agar tugas tersebut dapat dijalankan dengan baik, pada tahap pertama manajer harus memutuskan, apa yang akan dicapai oleh organisasi dan cara untuk mencapainya, lewat keputusan ini akan diketahui seperangkat tujuan organisasi dan strategi menjadi sejumlah kebijakan-kebijakan yagn dapat menuntut arah, maupun program-program kegiatan untuk tercapainya tujuan tersebut. Setelah keputusan-keputusan tersebut dibuat, maka pengendalian manajemen mulai bertugas untuk memastikan bahwa kehendak manajemen telah dilaksanakan oleh seluruh organisasi.
Fungsi Pengendalian Manajemen
Pengendalian manajemen merupakan usaha yang tersistematis dari perusahaan untuk mencapai tujuannya dengan cara membandingkan prestasi kerja dengan rencana dan membuat tindakan yang tepat untuk mengoreksi perbedaan yang penting.
Pengendalian biaya yang efektif akan tergantung pada komunikasi yang baik antara informasi akuntansi dengan manajemen. Dengan membuat laporan prestasi kerja, controller memberikan saran kepada berbagai tingkat manajemen mengenai tindakan perbaikan yang diperlukan dalam suatu kegiatan. Laporan bisa berbentuk pernyataan langsung ataupun tertulis dari kontroller kepada tingkat manajemen perusahaan yang berisikan laporan penyimpangan dari rencana yang telah ditentukan, sesuai dengan prinsip manajemen berdasarkan penyimpangan. Laporan ini selain laporan penyimpangan rencana (jika ada) juga memberikan laporan prestasi kerja yang telah dicapai oleh para pekerja.
Proses Pengendalian
Proses pengendalian manajemen meliputi tiga tahap : tindakan perencanaan, pelaksanaan tindakan, dan evaluasi tindakan. Tahap-tahap ini dapat terjadi sebelum, selama, atau setelah suatu tindakan atau kejadian. Selain itu, ketiga tahap ini terjadi di berbagai tingkat dalam suatu organisasi, dari tingkat manajemen puncak sampai ke unit operasi terkecil.
Struktur organisasi
Pembentukan struktur organisasi suatu perusahaan umummnya berdasarkan kepada kebutuhan atas perencanaan dan pengendalian aktivitas atau operasional perusahaan.struktur organisasi yang memiliki rentang kendali yang maksimal sesuai dengan kebutuhan akan membuat suatu organisasi berjalan secara efisien dan efektif.
Tiga macam proses perencanaan dan pengendalian yang digunakan dalam organisasi: pengendalian strategik, manajemen, dan tugas. Tujuannya adalah menetapkan batas-batas sistem pengendalian manajemen dan membedakan sistem-sistem ini dari proses pengendalian manajemen.
1. Perencanaan dan pengendalian strategik
Merupakan proses memutuskan dan mengevaluasi tujuan organisasi, serta formulasi dan reformulasi strategi-strategi umum yang digunakan dalam mencapai tujuan-tujuan ini. Proses ini menggunakan metode-metode yang berbeda dengan yang digunakan untuk pengendalian manajemen dan pengendalian tugas. Pengendalian manajemen menyangkut implementasi strategi. Pengendalian strategik mengacu pada pemeliharaan kondisi lingkungan dari strategi. Kedua jenis pengendalian ini banyak memanfaatkan informasi umpan balik, tetapi informasi umpan balik pada pengendalian strategik digunakan untuk mengevaluasi latar belakang dari strategi-strategi sedang berjalan serta asumsi-asumsi lingkungan yang menjadi dasar perumusan-ulang strategi. Pengendalian manajemen lebih banyak menekankan pada pengendalian variabel-variabel intern, sedangkan pengendalian strategik seringkali mengurusi perubahan-perubahan pada variabel-variabel ekstern terhadap mana organisasi harus menyesuaikan diri. Sejauh variabel-variabel ektern dapat dikendalikan oleh organisasi, perbedaan antara metode pengendalian strategi dan metode pengendalian manajemen cenderung memudar. Namun, kedua jenis pengendalian ini harus dipandang sebagai dua fungsi yang terpisah agar kemampuan-kemampuan manjerial yang berbeda dapat dimanfaatkan sebaik-baiknya.
Perbedaan antara pengendalian manajemen dengan perencanaan dan pengendalian strategik. Perencanaan strategik mendahului proses pengendalian manajemen. Proses pengendalian manajemen menganggap bahwa strategi telah ditetapkan (tertentu) dan mengembangkan suatu sitem untuk mengimplementasikannya. Pengendalian strategik biasanya mendahului tetapi mungkin juga mengikuti proses pengendalian manajemen jika tujuan organisasi tidak tercapai, meskipun strategi telah dilaksanakan secara efektif dan efisien.
Proses perencanan strategik pada dasarnya bersifat tidak reguler, sedangkan pengendalian manjemen merupakan proses yang cukup sistematik dan kontinyu.
Kondisi saat berjalan





Gambar : proses perencanaan strategi dan strategis

Kebanyakan informasi untuk pengendalian manajemen dikembangkan secara internal dalam bentuk tindakan-tindakan ekonomis dan psikologis yang dapat digunakan untuk menyemangati, menuntun, dan mengoreksi tindakan-tindakan para manajer.
Proses pengendalian manajemen dan proses perencanaan strategik cenderung bertumpang-tindih sewaktu-waktu, tetapi macam alat analisis yang digunakan, macam pemikiran yang diperlukan, dan sumber informasi yang digunakan berbeda dan perlu secara jelas dibedakan.
Masa perencanaan
elemen-elemen dasar dari setiap rencana antara lain;
• Adanya pernyataan suatu tujuan
• Adanya identifikasi tindakan yang jelas
• Menetapkan sasaran yang harus dicapai
• Menetapkan waktu yang jelas
2. Pengendalian manajemen
Merupakan proses yang dilakukan pada tingkat manajer ke atas yang berinteraksi dengan para bawahan atau stafnya untuk memastikan bahwa mereka melaksanakan strategi-strateginya. Pengendalian manajemen terutama adalah proses untuk memotivasi dan memberi semangat orang-orang yang melaksanakan kegiatan-kegiatan demi mencapai tujuan organisasi. Ini juga merupakan proses untuk mendeteksi dan mengoreksi kesalahan-kesalahan unjuk kerja yang tidak disengaja serta ketidak beresan yang disengaja, seperti pencurian ataupun penyalah-gunaan sumber daya.
Sistem pengendalian manajemen yang berbeda diperlukan untuk situasi yang berbeda, tetapi semuanya mempunyai karakteristik berikut:
a. Sistem pengendalian manajemen difokuskan pada program dan pusat-pusat tanggung jawab. Program adalah kegiatan-kegiatan yang menyangkut produk, lini produk, riset, dan pengembangan, atau kegiatan-kegiatan serupa yang dilakukan organisasi untuk mencapai tujuannya. Pusat pertanggung jawab unit organisasi yang dipimpin seorang manajer yang bertanggung jawab.
b. Informasi yang diproses pada sistem pengendalian manajemen terdiri atas dua macam; (a) data terencana dalam bentuk program, anggaran, dan standar, dan (b) data aktual mengenai apa yang telah atau sedang terjadi, baik di dalam maupun diluar organisasi.
c. Sistem pengendalian manajemen merupakan sistem organisasi total dalam arti bahwa sistem ini mencakup semua aspek dari operasi organisasi. Fungsinya adalah membantu manajemen menjaga keseimbangan semua bagian operasi dan mengoperasikan organisasi sebagai suatu kesatuan yang terkoordinasi.
d. Sistem pengendalian manajemen biasanya berkaitan erat dengan struktur keuangan, di mana sumber daya dan kegiatan-kegiatan organisasi dinyatakan dalam satuan moneter.
e. Aspek-aspek perencanaan dari sistem pengendalian manajemen cenderung mengikuti pola dan jadwal tertentu.
f. Sistem pengendalian manajemen adalah sistem yang terpadu dan terkoordinasi di mana data yang terkumpul untuk berbagai kegunaan dipadukan untuk saling dibandingkan setiap saat pada setiap unit organisasi.
3. Pengendalian tugas
Merupakan proses untuk memastikan bahwa tugas-tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian tugas diartikan sebagai pengendalian secara rinci prosedur-prosedur pekerjaan individual. Sistem ini terdiri dari tiga bagian yang saling berkaitan.
1. Identifikasi titik-titik kegiatan di bidang-bidang seperti penjadwalan, tingkat sediaan, dan tugas-tugas lain di mana penyimpangan dari rencana mungkin terjadi. Ini akan bergantung pada tingkat risiko penyimpangan dan biaya untuk melaksanakan pengendalian tugas.
2. Pemilihan teknik dan metode pengendalian yang sesuai untuk setiap bidang, titik, atau kegiatan yang teridentifikasi untuk mencegah atau memperbaiki penyimpangan dari rencana. Teknik dari metode yang berbeda digunakan untuk situasi yang berbeda.
3. Peninjuan yang terus menerus untuk memastikan bahwa sistem cukup memdai untuk pengendalian dan bahwa para karyawan tidak mengabaikan sistem pengendalian ini.
Setiap kegiatan dalam proses melaksanakan suatu tugas merupakan titik pengendalian yang mugkin untuk mengevaluasi unjuk kerja pelaksanaan tugas tersebut.
Perbedaan antara pengendalian manajemen dan pengendalian tugas
Pengendalian manajemen dan pengendalian tugas mempunyai beberapa kesamaan. Keduanya membutuhkan lingkungan pengendalian internal yang mendukung kerjasama, efisiensi, kompetensi, kejujuran, dan kepercayaan terhadap organisasi. Kekakuan yang dibutuhkan keduanya bervariasi bergantung pada ketidak-pastian internal dan kemungkinan penyimpangan dari tujuan organisasi. Keduanya membutuhkan penggunaan alat dan teknik pengendalian yang berbeda sesuai dengan lingkungan dan ketidak-pastian yang dihadapi organisasi.
Perbedaan dari keduanya yaitu; pengendalian manajemen digunakan untuk mengendalikan keseluruhan organisasi sedangkan tiap-tiap prosedur pengendalian tugas dirancang khusus untuk kebutuhan suatu unit dalam organisasi. Pengendalian manajemen bertolak dari strategi, sedangkan pengendalian tugas bertolak dari seperangkat prosedur dan aturan.
Teknik-teknik yang digunakan dalam pengendalian manajemen untuk mengevaluasi jarang sekali yang sifatnya presisi, sehingga sukar pula memastikan bahwa kegiatan-kegiatan telah berjalan sesuai dengan yang diinginkan.
Pengendalian manajemen, yang berorientasi kepada manusia, lebih diarahkan untuk membantu para manajer melaksanakan strategi-strategi organisasi daripada untuk mengoreksi unjuk kerja agar sesuai dengan standar unjuk kerja tertentu.
Pengendalian manajemen terutama mengendalikan manusia, pengendalian tugas terutama mengendalikan benda. Dalam pengendalian manajemen, pertimbangan psikologis dominan. Sistem pengendalian manajemen tidak secara langsung atau dengan sendirinya beraksi tanpa intervensi manusia.
Ketiga proses ini tidak dapat dipisahkan secara tegas; yang satu bertumpang tindih dengan yang lain. Strategi merupakan pedoman bagi pengendalian manajemen, dan pengendalian manajemen merupakan pedoman bagi pengendalian tugas.
Lingkungan Pengendalian Manajemen
Lingkungan pengendalian manajemen adalah jaringan kerja organisasi tempat manajemen melaksanakan tugas pengen-dalian..Lingkungan pengendalian menyangkut perilaku individu di dalam berbagai jenis organisasi terutama terkait dengan tanggung jawab keuangannya pada berbagai unit dan sub unitnya. Lingkungan pengendalian meliputi:
Pusat-pusat pertanggungjawaban.
Pengendalian manajemen memfokuskan pada berbagai tipe pusatpertanggungjawaban. Suatu pusat pertanggungjawaban adalah suatu unit organisasi yang dikepalai (dipimpin) oleh seorang manajer yang bertanggungjawab terhadap aktivitas yang dilakukannya dalam unit yang dikelolanya. Setiap pusat pertanggungjawaban “mengolah” masukan (input) dan menghasilkan keluaran (output). Pusat-pusat pertanggung jawaban tersebut diklasifikasikan berdasarkan tingkat input dan out put yang menjadi tanggung jawab manager pusat pertanggung jawaban dan diukur dalam satuan uang. Contoh-contoh pusat pertanggung-jawaban meliputi :
a. Direktur Utama perusahaan holding atau anak perusahaannya atau Direktur Utama anak perusahaan dari suatu holding
b. Direktur/Kepala Divisi perusahaan holding, atau Kepala Bagian/Kepala distrik pada anak perusahaan
c. Kepala unit-unit di dalam suatu perusahaan
Tujuan penetapan pusat pertanggungjawaban adalah untuk mengukur dan mendorong kinerja unit organisasi dan Manajer unit yang bersangkutan.
Pada sejumlah pusat pertanggungjawaban hubungan input-out bersifat timbal balik, sehingga pengendaliannya difokuskan pada penggunaan input minimum untuk menghasilkan output maksimum. Namun dalam situasi tertentu input tidak mempunyai hubungan dengan output yang dihasilkan, sehingga pengendaliannya adalah ditekankan pada realisasi program yang telah direncanakan. Input yang digunakan kebanyakan dinyatakan dalam ukuran-ukuran fisik, misalnya: jam kerja, kwh listrik, liter BBM, dan sebagainya. Untuk kepentingan SPM maka ukuran fisik diterjemahkan menjadi satuan moneter
Hubungan input dengan output akan menentukan efektif organisasi/unit organisasi.. Efisiensi adalah rasio output terhadap input, atau jumlah output per unit input atau mem-bandingkan biaya aktual dengan biaya standarnya. Efektivitas adalah hubungan input dan output suatu pusat pertanggung-awaban dengan tujuannya. Semakin besar output yang dikonstribusikan semakin efektif..



Sumber daya pusat tanggungjawab barang dan jasa
Gambar: Inti dari mekanisme pusat tanggung jawab

Efisiensi dan efektivitas berkaitan satu sama lain, sehingga setiap pusat pertanggung-jawaban harus efektif dan efisien, dimana organisasi harus mencapai tujuannya dengan cara yang optimal. .Pusat pertanggungjawaban akan efisien jika melakukan sesuatu dengan tepat (do thing right), dan akan efektif jika melakukan hal-hal yang tepat (do right things).
Pusat pertanggungjawaban dapat dikelompokkan menjadi sebagai berikut :
1. Pusat Pendapatan (Revenue center)
2. Pusat Biaya (Expense center)
3. Pusat Laba (Profit center)
4. Pusat investasi (investment center)
Pusat Pendapatan
Pusat pendapatan adalah pusat pertanggungjawaban yang bertugas menciptakan pendapatan, diberi wewenang mengatur pendapatan, prestasinya diukur berdasarkan perbandingan antara pendapatan yang dianggarkan dengan realisasinya. Pusat pendapatan biasanya ditemukan pada bagian/departemen pemasaran/penjualan yang memiliki aktivitas, antara lain menyusun anggaran penjualan, merencanakan jumlah/target penjualan yang disiapkan sejak awa, termasuk merupakan bagian dari aktivitas dalam pusat penghasilan secara keseluruhan.
Pusat Pendapatan mempunyai karakteristik:
a. Unit pemasaran/ penjualan yang tidak mempunyai tanggung jawab atas harga pokok penjualan barang-barang yang dipasarkan.
b. .Penjualan atau pesanan aktual diukur dengan anggaran atau kuota.
c. Manajer dianggap bertanggung jawab terhadap biaya langsung di dalam unit organisasinya, tetapi tidak diukur.
Pusat Biaya
Pusat biaya merupakan pusat pertanggung jawaban yang prestasinya diukur atas dasar masukkan atau biayanya. Dalam pusat biaya, masukan (input) diukur dalam satuan moneter (uang), tetapi keluaran (output) tidak selalu dapat diukur dalam satuan uang . Pada pusat biaya, manager pusat pertanggungjawaban terutama bertanggungjawab atas pengendalian biaya
Pusat biaya memiliki ciri (karakteristik):
– Melaksanakan tugas/pekerjaan yang tidak terkait dengan perolehan pendapatan atau laba
– Diberi wewenang untuk mengatur biaya dalam rangka melaksanakan pekerjaan yang menjadi tugasnya
– Prestasinya diukur berdasarkan perbandingan biaya yang dianggarkan dengan realisasinya
Secara garis besar, ada 2 tipe dalam pusat biaya yaitu :
1. Pusat biaya yang ditentukan lebih awal sebagai standar (engineered expences centers), sering diggunakan untuk mengukur kinerja suatu bagian/departemen dengan analisis penyimpangan/varians dan membandingkannya dengan biaya yang benar-benar telah terjadi
2. Pusat biaya yang ditentukan oleh pertimbangan manajemen (discretionary expences centers), merupakan biaya yang terjadi berdasarkan pertimbangan manajemen semata yang lebih bersifat administrative sehingga relative sulit diukur secara kinerja keuangan tiap output-nya. Contoh : gaji akuuntan legal, biaya umum dan administrasi lainnya.
Pusat Laba
Pusat laba biasanya dibentuk dengan pertimbangan pembentukan suatu unit usaha baru yang terpisah atau divisi, dimana kinerja usahanya terukur secara lebih jelas dan lebih bersifat semi otonom. Keuntungan dari pembentukan divisi antara lain :
1. Keputusan operasional yang diambil lebih cepat karena tidak perlu menunggu persetujuan dengan kantor pusat, karena kebijakan-kebijakan strategis telah ditentukan sebelumnya
2. Kualitas keputusan yang diambil akan relative lebih baik karena pada tingkat divisi para manajer akan lebih mengenal kondisi lingkungan usahanya
3. Manajemen kantor pusat akan lebih berkonsentrasi pada keputusan yang lebih strategis
4. Lebih menyadarkan para manajer divisi dalam memperoleh suatu keuntungan karena beban tanggungjawab lebih tinggi sehingga mereka berusaha untuk memperbaiki kinerjanya
5. Ukuran kinerja lebih luas bukan sekedar bagaimana memperoleh penghasilan, tetapi juga bagaimana mengefisiensikan biaya
6. Para manajer divisi akan lebih kreatif dalam mencari solusi usaha yang terbaik

Keuntungan pembentukan divisi;
• Keputusan operasional yang diambil lebih cepat karena tidak perlu menunggupersetujuan dari kantor pusat
• Kualitas keputusan yang diambil akan relatif lebih baik,karena pada tingkat divisi para manajer akan lebih mengenal kondisi lingkungan usahanya
• Manajemen kantor pusat aka lebih berkonsentarsi pada keputusan yang lebih strategis
• Lebih menyadarkan para manajer divisi dalam memperoleh suatu keuntungan karena bebena tanggungjawab lebih tinggi sehingga mereka berusaha untuk memperbaiki kinerjanya
• Ukuran inerja lebih luas,bukan sekedar bagaimana memperoleh penghasilan tetapi juga bagaimana mengefisiensikan biaya
Para manajer divisi akan lebih kreatif dalam mencari solusi usaha yang lebih baik.




Kesulitan dalam membangun divisi, antara lain :
1. Pimpinan puncak mungkin akan kehilangan beberapa pengendalian operasional secara langsung, pimpinan puncak harus mengubah sistem pendekatan pengendalian yang akan diterapkan secara trepadu, top manajemen akan lebih fokus ke sistem laporan dibandingkan dengan mengarahkan langsung para bawahannya
2. Kesulitan dalam memperoleh manajer divisi yang handal dari dalam perusahaan, karena umumnya para manajer terbiasa dengan fungsi manajemen tertentu
3. Akan muncul persaingan dalam unit organisasi yang mungkin akan mempengaruhi kinerja satu dan lainnya
4. Kemungkinan muncul suatu pertentangan dari setiap unit/divisi terutama dalam menentukan alokasi biaya, transfer harga, sistem pembayaran,dan sebagainya.
5. Pembentukan divisi akan menambah biaya karena membutuhkan penambahan jumlah karyawan, sewa kantor, alat kantor dan lainnya.

Pusat Investasi
Pusat investasi merupakan pusat pertanggungjawaban yang prestasi manajernya dinilai berdasarkan laba yang dihasilkan dikaitkan dengan investasi yang ditanamkan pada pusat pertanggunggjawaban yang dipimpinnya .Pengukuran prestasi Pusat Investasi merupakan perluasan dan pengukuran prestasi Pusat Laba .Prestasi manajer Pusat Investasi dinilai berdasarkan perbandingan antara laba yang dihasilkan dengan investasi yang ditanamkan pada pusat pertanggungjawaban yang menjadi tanggung jawabnya.Rasio antara laba dengan investasi tersebut dapat digunakan untuk membandingkan prestasi dari masing-masing pusat investasi .